Bir fabrikanın kaç muhatabı var?
Bir işletmenin kurumsal ihtiyaçları birçok ayrı tedarikçiye dağılır. Bu dağınıklığın maliyeti faturada görünmez; zamanda ve gözden kaçan işlerde ortaya çıkar.
Orta ölçekli bir üretim tesisinin bir haftasını düşünün. İş güvenliği için bir firma, bilgisayar ve ağ için başka bir firma; kalibrasyon, bakım, matbaa, web sitesi ve sosyal medya için ayrı ayrı kişiler. Her birinin kendi takvimi, kendi raporu ve kendi iletişim kanalı vardır. Hepsini bir araya getiren ise çoğu zaman işletmenin içindeki tek bir yöneticidir.
Dağınık yapının görünmeyen maliyeti
- Aynı bilgi defalarca anlatılır. Her yeni tedarikçiye işletmenin yapısı, vardiyaları ve yetkilileri baştan anlatılır.
- Takip işletmenin üzerinde kalır. Hangi işin hangi aşamada olduğunu sormak, hatırlatmak ve bekleyen işleri izlemek bir yöneticinin gününün önemli bir bölümünü alır.
- Tarihler çakışır ya da kaçar. Farklı takvimlerde tutulan yenileme ve denetim tarihleri bir araya getirilmediği için biri gözden kaçar.
- Sorumluluk belirsizleşir. İki tedarikçinin işinin kesiştiği yerde, örneğin yeni bir makinenin hem ağa bağlanması hem de güvenlik açısından değerlendirilmesi gerektiğinde, iş kimsenin üzerinde kalmayabilir.
Tek muhatap ne değiştirir?
Tek muhatap modelinde işletme, kurumsal ihtiyaçları için tek bir temas noktasıyla görüşür. Bu ekip ihtiyaçları haritalar, işleri ilgili uzmanlara ve çözüm ortaklarına planlı biçimde dağıtır, takvimi tek yerde tutar ve işletmeyi düzenli olarak bilgilendirir.
Bu model uzmanlığın yerini almaz. Mevzuatın yetki şartı aradığı işler yine yalnızca o alanda yetkili kişi ve kuruluşlar tarafından yürütülür; bu işler için sözleşme işletme ile ilgili uzman arasında doğrudan kurulur. Değişen, koordinasyonun ve takibin tek elde toplanmasıdır.
Kendi yapınızı görmek için kısa bir alıştırma
Son bir yılda işletmeniz adına iş yapan bütün dış firmaları ve kişileri bir listeye yazın. Her birinin yanına işi içeride kimin takip ettiğini ve bir sonraki önemli tarihi ekleyin. Liste uzadıkça ve “takip eden” sütunu boş kaldıkça, işleri tek merkezde toplamanın neyi değiştireceği daha net görünür.
Sternum bu süreçte ne yapar?
Kurumsal süreçlerinizi tek muhatapla ele alıyoruz. Önce mevcut yapınızı birlikte haritalıyor, ardından öncelikleri ve çalışma planını kuruyor, süreçleri tek temas noktasından izliyoruz.
